Sebagai peserta tender, calon kontraktor wajib memenuhi beberapa persyaratan dokumen seperti dokumen teknis dan administrasi. Untuk mengelola dokumen-dokumen tersebut, dibutuhkan sistem manajemen yang mampu menangani hal tersebut. Standar ISO sebagai sistem manajemen terkemuka, dapat membantu para calon kontraktor untuk melengkapi berkas teknis maupun administrasi agar dapat mengikuti tender.

Bagaimana Cara ISO Membantu Pemenuhan Dokumen Teknis & Administratif Tender?

Standar ISO merupakan serangkaian perangkat kerja yang membantu organisasi dalam memberikan panduan terkait meningkatkan kinerja perusahaan, mengidentifikasi risiko bisnis, melindungi keamanan informasi, hingga mengelola dokumentasi perusahaan. Standar ISO mengatur berbagai aspek pada sektor dokumentasi yang mencakup pengendalian dokumen, pembuatan dokumen, penyimpanan, modifikasi, hingga distribusi.

Untuk mengikuti sebuah tender, pemilik proyek akan memberikan kualifikasi, persyaratan, dan beberapa checklist dokumen yang harus dipenuhi seperti Surat Izin Usaha, SBU, neraca perusahaan, rekening koran perusahaan, pakta integritas, dan sebagainya. Bagi calon kontraktor yang baru mengikuti tender, untuk pengurusan dokumen ini belum dilakukan secara maksimal sehingga baru dikelola setelah mendekati waktu tender. Hal ini tentu tidak berlaku kepada perusahaan yang memiliki sistem manajemen tersendiri, seperti ISO.

Baca juga: Standar ISO vs Non-ISO: Mana yang Lebih Efektif? 

Perusahaan yang sudah mengantongi dokumen ISO, secara otomatis sudah menerapkan standar-standar yang tercantum pada standar ISO, yakni manajemen dokumentasi yang meliputi berbagai cara dalam pembuatan dokumen, pengelolaan dokumen, penyimpanan dokumen, hingga pendistribusian dokumen secara aman. Hal ini tentu akan membantu perusahaan dalam pemenuhan dokumen teknis dan administrasi ketika mengikuti tender.

Berikut ini bagaimana cara ISO membantu pemenuhan dokumen teknis dan administrasi tender:

1. Standar Kualitas dan Metodologi Terdokumentasi

Standar ISO menyediakan kerangka kerja untuk menyusun metode kerja yang konsisten dan terdokumentasi seperti standar mutu pekerjaan dan pengendalian proses (ISO 9001), metode pelaksanaan dengan aspek keselamatan kerja (ISO 45001), dan penerapan pengendalian dampak lingkungan di lapangan (ISO 14001). Selain itu, standar ISO terintegrasi dengan rencana proyek dalam dokumen manajemen proyek. 

2. Konsisten dalam Akuntabilitas & Audit Trail

Standar ISO memastikan setiap revisi dokumen terekam, sehingga tercipta rekam jejak yang jelas asal dan tujuan dokumen yang dibutuhkan dalam tender. Hal ini dapat membantu perusahaan konstruksi dalam menjaga integritas dan transparansi dokumen. Selain itu, setiap prosedur memiliki penanggung jawab, memudahkan validasi dalam proses evaluasi tender.

3. Menjadi Nilai Tambah saat Evaluasi Tender

Perusahaan dengan ISO sering mendapatkan nilai tambahan dalam penilaian administratif dan teknis, sehingga memperkuat citra perusahaan sebagai mitra kerja yang kredibel dan profesional.

Selain sebagai pembuktian, standar ISO juga dapat membantu perusahaan jasa konstruksi atau calon kontraktor dalam mengikuti tender dari segi pengelolaan dokumentasi teknis dan administrasi. Oleh karena itu, jika perusahaan Anda sedang mencari jasa konsultan ISO, Anda dapat mengunjungi website berikut ini kiskonsultan.com. Kami akan membantu perusahaan Anda dalam menerapkan atau mendapatkan sertifikasi untuk mengikut tender. Kami memiliki tim profesional yang berpengalaman di bidang sertifikasi manajemen dengan harga yang kompetitif.