Sebelum audit berjalan, dibutuhkan persiapan audit eksternal ISO 9001 untuk menilai seberapa siap organisasi Anda menghadapi penilaian dari auditor.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum dilakukan di antaranya checklist dokumen ISO 9001, checklist dokumen audit internal, tinjauan manajemen, serta mengetahui dokumen apa saja yang sering menjadi temuan saat audit ISO 9001.

Baca juga: Ini Cara Efektif Memastikan Kompetensi SD sesuai ISO 9001 

Mengapa Kontraktor Perlu Mempersiapkan Dokumen Mutu sebelum Audit?

Kontraktor perlu menyiapkan dokumen mutu sebelum audit untuk memastikan kepatuhan standar, spesifikasi proyek, dan regulasi yang berlaku untuk meminimalisir temuan negatif.

Beberapa hal yang perlu disiapkan sebelum audit yakni:

• Melakukan review dokumentasi proyek seperti rencana proyek, spesifikasi, dan regulasi yang relevan
• Mengidentifikasi dan menentukan cakupan ruang lingkup atau area yang akan diaudit.
• Mengatur jadwal audit dan berkoordinasi dengan manajemen untuk memastikan ketersediaan personil dan akses area tertentu

Checklist Dokumen ISO 9001 yang Perlu Disiapkan Kontraktor

• Dokumen Konteks dan Sistem Manajemen Mutu

Dokumen konteks dan sistem manajemen mutu merupakan dokumen utama yang wajib di dalam daftar periksa ISO. Dokumen ini berfungsi sebagai landasan dasar dalam menetapkan batasan operasional, sasaran kualitas, dan tata kelola proyek konstruksi.

• Dokumen Perencanaan dan Risiko Mutu

Dokumen perencanaan dan risiko mutu termasuk sebagai dokumen yang wajib dalam daftar periksa ISO. Dokumen ini memastikan risiko kendala teknis maupun operasional proyek dapat dimitgasi sejak awal dan sesuai dengan perencanaan di awal.

• Dokumen Pengendalian Proses Proyek

Dokumen pengendalian digunakan sebagai panduan tertulis yang dipakai untuk memantau, mengukur, dan mengarahkan proyek agar sesuai dengan jadwal, anggaran, dan mutu yang direncanakan.

Dokumen ini memastikan seluruh kegiatan operasional di lapangan berjalan sesuai dengan spesifikasi teknis, standar keselamatan, dan mutu yang telah ditetapkan. 

• Rekaman Mutu Proyek

Rekaman mutu proyek merupakan dokumen atau formulir yang menyatakan hasil capaian atau pelaksanaan mutu suatu kegiatan dalam proyek.

Rekaman ini berfungsi sebagai bukti objektif bahwa seluruh proses konstruksi dan material yang digunakan telah memenuhi standar dan spesifikasi teknis yang disepakati.

• Dokumen Pengendalian Supplier dan Subkontraktor

Dokumen pengendalian supplier dan subkontraktor digunakan untuk menyeleksi, mengevaluasi, dan mengontrol kinerja penyedia barang (supplier) maupun jasa tenaga kerja (subkontraktor) agar sesuai dengan standar mutu.

Dokumen ini memastikan material, peralatan, dan jasa dari pihak ketiga memenuhi spesifikasi teknis dan standar mutu yang telah ditetapkan.

• Dokumen Kompetensi dan Sumber Daya Manusia

Dokumen kompetensi dan SDM merupakan dokumen yang menjadi acuan tertulis yang memuat standar kemampuan, keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan atau proyek tertentu.

Dokumen ini membuktikan bahwa seluruh personil yang terlibat dalam manajemen dan pelaksanaan proyek memiliki kualifikasi, keahlian, dan pelatihan yang sesuai dengan standar ISO 9001.

Pelajari juga: Perbandingan ISO 9001 vs Total Quality Management yang Perlu Anda Tahu!

Checklist Dokumen Audit Internal dan Tinjauan Manajemen

Contoh Checklist Dokumen Audit Internal dan Tinjauan Manajemen

Dokumen yang Sering Menjadi Temuan Saat Audit ISO 9001

• Standar Operasional Perusahaan (SOP)

Ketika audit dilakukan, masih ditemukan kegiatan operasional perusahaan yang tidak sesuai dengan SOP yang ada, sehingga terjadi inkonsistensi dalam aktivitas perusahaan. 

Selain itu, juga ditemukan SOP yang tidak diperbarui atau direvisi sejak awal SOP tersebut diimplementasikan. 

• Risk Register

Risk Register merupakan daftar risiko yang dimiliki organisasi beserta penangannya. Namun, pada kenyataannya masih banyak organisasi yang menjadikan Risk Register hanya sekedar untuk pemenuhan bersyarat, sehingga banyak auditor yang menemukan Risk Register tidak diperbarui atau ditinjau ulang baik risiko maupun penangannya.

• Catatan Audit Internal

Pada dasarnya, audit internal dilakukan untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas risiko, pengendalian, dan tata kelola organisasi. Ketika audit eksternal dilakukan, dokumen pertama yang diperiksa auditor adalah catatan audit internal.

Namun, auditor masih  menemukan bahwa perusahaan melakukan audit internal menjelang audit eksternal dilakukan, sehingga hal ini menimbulkan pertanyaan apakah audit internal dilakukan secara terburu-buru, terpaksa, dan sebagainya.

Fase sebelum audit eksternal merupakan waktu yang tepat untuk memperbarui dokumen dan checklist yang dibutuhkan sebelum digunakan sebagai penjaminan mutu kontraktor, sekaligus sebagai pemenuhan standar ISO 9001.

Beberapa dokumen yang dibutuhkan sebagai jaminan mutu untuk kontraktor yaitu 

● Dokumen konteks dan sistem manajemen mutu

● Dokumen perencanaan dan risiko mutu

● Dokumen pengendalian proses proyek

● Rekaman mutu proyek

● Dokumen pengendalian supplier dan subkontraktor

● Dokumen kompetensi dan sumber daya manusia

Selain itu, dokumen-dokumen yang sering menjadi temuan di antaranya dokumen SOP, risk register, dan catatan audit internal.

Simak juga: Langkah Efektif Implementasi ISO 9001 untuk Perusahaan di Indonesia

Maka dari itu, untuk mempersiapkan diri sebelum audit eksternal dilakukan, dibutuhkan pendampingan profesional yang bisa membantu organisasi Anda dalam memenuhi dokumen penting yang dibutuhkan audit eksternal, checklist dokumen wajib, serta hal yang perlu dihindari menjelang audit eksternal dilakukan.

Kami sebagai konsultan profesional dapat membantu Anda melewati audit eksternal, karena kami berpengalaman di bidang legalitas, ketenagalistrikan, dan sistem manajemen perusahaan.

Segera jadwalkan konsultasi dengan kami melalui kiskonsultan.com!