Perkembangan bisnis yang pesat menyebabkan perusahaan bersaing untuk mendapatkan posisi pertama dari segi kualitas, inovasi, teknologi, dan lain-lain. Di sisi lain, beberapa perusahaan beranggapan bahwa perlu adanya suatu sistem manajemen yang mampu meningkatkan mutu produk, mendorong produktivitas perusahaan, serta  pengendalian risiko yang dapat menjadi bukti sekaligus eksklusifitas suatu perusahaan. Sistem manajemen yang dimaksud yaitu Sistem Manajemen ISO.

Strategi dalam Penyusunan Dokumen Teknis dan Administratif Berbasis Sistem Manajemen ISO

Sebelum menerapkan Sistem Manajemen ISO, perusahaan harus mengetahui prosedur, kriteria, dan persyaratan apa saja yang harus disesuaikan dengan dokumen ISO yang bersifat administratif dan teknis. Untuk mengimplementasikan Sistem Manajemen ISO, diperlukan langkah-langkah yang strategi dalam penyusunan dokumen teknis berbasis sistem manajemen ISO. 

Baca juga: Sistem Manajemen Terintegrasi Berbasis ISO untuk Efisiensi Usaha Jasa Konstruksi

1. Memahami Persyaratan Standar

Langkah awal dalam penerapan sistem manajemen ISO adalah memahami secara menyeluruh persyaratan yang tercantum dalam standar yang akan diterapkan, seperti ISO 9001, ISO 14001, atau ISO 45001. Proses ini mencakup interpretasi klausa-klausa standar dan pemahaman konteks organisasi agar standar tersebut dapat diimplementasikan secara efektif dan sesuai kebutuhan bisnis klien.

2. Mengidentifikasi Pemenuhan Dokumen berdasarkan Persyaratan Standar

Setelah memahami persyaratan standar, tahap berikutnya adalah mengidentifikasi dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi standar tersebut. Ini meliputi kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan formulir yang wajib tersedia sebagai bukti bahwa sistem manajemen telah dirancang dan dikendalikan dengan baik.

3. Melakukan Interview dengan Personil Klien

Untuk menyusun dokumen yang relevan dan sesuai dengan praktik nyata di lapangan, tim konsultan melakukan sesi interview dengan personil kunci dari klien. Wawancara ini bertujuan menggali informasi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan, struktur organisasi, serta risiko dan peluang yang dihadapi.

4. Melakukan Penyelarasan dan Penyusunan Dokumen berdasarkan Hasil dari Interview Klien

Hasil dari interview dijadikan acuan dalam menyusun dan menyesuaikan dokumen sistem manajemen. Proses ini tetap mengacu pada persyaratan yang ditetapkan oleh standar ISO, sehingga dokumen yang dihasilkan dapat menggambarkan praktik bisnis aktual sekaligus memenuhi persyaratan sertifikasi.

5. Melakukan Sosialisasi Dokumen ISO yang Telah Disusun kepada Klien

Setelah dokumen disusun, langkah selanjutnya adalah mensosialisasikannya kepada seluruh pihak yang terkait dalam organisasi klien. Sosialisasi ini penting agar setiap personil memahami isi, tujuan, dan cara menggunakan dokumen tersebut dalam kegiatan operasional sehari-hari.

6. Mendampingi Klien dalam Melakukan Implementasi Dokumen yang Telah Disusun

Tim konsultan tidak hanya menyusun dokumen, tetapi juga mendampingi klien saat mengimplementasikan sistem. Pendampingan ini mencakup pelatihan teknis, simulasi proses, dan penyesuaian operasional sesuai dokumen yang telah disepakati.

7. Melakukan Pendampingan dan Revisi Dokumen Jika Terdapat Ketidaksesuaian Atas Implementasi yang Dilakukan 

Dalam tahap implementasi sering kali ditemukan gap antara rencana dan pelaksanaan. Konsultan akan membantu klien dalam meninjau kembali dan merevisi dokumen yang belum sesuai, serta memastikan tindakan korektif dilakukan untuk mencapai kesesuaian dengan standar.

8. Melakukan Monitoring Atas Implementasi Sistem oleh Klien sampai Dinyatakan Proyek Berhasil

Tahap akhir adalah melakukan monitoring secara berkala terhadap pelaksanaan sistem manajemen. Monitoring ini dilakukan hingga organisasi mampu menjalankan sistem secara mandiri dan memenuhi seluruh persyaratan, termasuk berhasil dalam audit sertifikasi oleh lembaga independen.

Dalam penyusunan dokumen teknis dan administrasi ISO, diperlukan kolaborasi dengan konsultan agar perusahaan mengetahui kebutuhan, kekurangan, kelebihan, dan potensi perusahaan sebelum mengimplementasikan Sistem Manajemen ISO. Langkah-langkah strategis di atas diharapkan dapat membantu organisasi dan konsultan dalam menyelaraskan dokumen yang sesuai standar ISO dengan sistem manajemen perusahaan. 

Setelah mengetahui peran penting konsultan dan sedang mencari jasa konsultasi, kunjungi website berikut ini kiskonsultan.com Tim konsultan kami akan memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan pengalaman yang tinggi di bidang sertifikasi sistem manajemen ISO dan harga yang kompetitif.