Audit ISO eksternal merupakan tahapan penting yang menentukan validitas sertifikasi sistem manajemen perusahaan sekaligus menjadi cerminan komitmen organisasi terhadap standar mutu internasional. Proses ini tidak hanya berfungsi sebagai penilaian formal, tetapi juga sebagai sarana untuk mengukur konsistensi, kepatuhan, serta efektivitas penerapan standar ISO di lapangan. Urgensi audit ini terletak pada kemampuannya menjaga kredibilitas perusahaan di mata klien, mitra, dan regulator, sehingga menjadi aspek krusial dalam membangun daya saing berkelanjutan.

Persiapan Audit ISO Eksternal

Audit ISO eksternal merupakan proses pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar terhadap implementasi standar ISO di dalam suatu organisasi untuk memverifikasi dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap standar ISO yang ingin diterapkan. Tujuan audit ISO eksternal untuk mengukur dan menilai sejauh mana organisasi telah menerapkan ISO dengan melakukan checklist kesesuaian berdasarkan dokumen standar ISO.

Agar organisasi siap menghadapi audit ISO eksternal, berikut beberapa persiapan untuk mengatasi audit ISO eksternal:

1. Dokumentasi

Pastikan seluruh dokumentasi telah diperbarui dan tersedia untuk auditor eksternal seperti prosedur, kebijakan, instruksi kerja, manual mutu, serta dokumen-dokumen lain yang terkait ISO.

2. Peninjauan terkait Pemahaman ISO

Peninjauan ini dilakukan untuk memastikan bahwa tim manajemen dan personil yang terlibat dalam audit memiliki wawasan terkait standar ISO, termasuk prinsip dan persyaratan dokumen.

3. Lakukan Internal Audit

Ada baiknya organisasi melakukan internal audit sebelumnya agar mengetahui sejauh mana organisasi telah memenuhi standar ISO.

4. Identifikasi Ruang Lingkup

Organisasi harus menentukan ruang lingkup audit seperti proses operasional, prosedur kerja, serta area-area yang memiliki korelasi dengan standar ISO. Pastikan seluruh elemen penting dalam dalam ISO diangkat dalam ruang lingkup tersebut.

5. Edukasi Karyawan

Pastikan seluruh karyawan yang terlibat memiliki pengetahuan terkait prosedur, kebijakan, peran, dan tanggung jawab mereka dalam mematuhi standar ISO. Cara ini dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan ISO.

6. Monitoring

Lakukan pemantauan atau monitoring untuk mengukur kinerja serta kepatuhan organisasi dalam mematuhi standar ISO. Monitoring dapat dilakukan dengan memeriksa laporan audit internal, laporan kerja, serta dokumen lainnya sebagai dokumentasi monitoring.

Baca juga: Solusi Efektif Hindari Kesalahan Umum Penerapan ISO di Perusahaan Konstruksi

Siapa Saja yang Terlibat dalam Audit ISO Eksternal

Terdapat beberapa pihak yang terlibat audit ISO eksternal, diantaranya yaitu auditor eksternal, lembaga sertifikasi (registrar), dan organisasi yang diaudit.

1. Auditor Eksternal

Auditor eksternal merupakan individu atau tim yang berasal dari luar organisasi yang bertugas untuk melakukan audit dengan cara memeriksa dan mengevaluasi sistem manajemen suatu organisasi sesuai dengan standar ISO.

2. Lembaga Sertifikasi 

Lembaga sertifikasi merupakan pihak independen yang ditunjuk oleh lembaga akreditasi untuk menerbitkan sertifikat ISO. Lembaga sertifikasi memiliki auditor yang berfungsi untuk melakukan audit. Jika auditor menyatakan organisasi berhasil memenuhi standar ISO, lembaga sertifikasi akan menerbitkan sertifikat ISO kepada organisasi yang bersangkutan.

3. Organisasi yang Diaudit

Organisasi yang diaudit memiliki kewajiban untuk memenuhi persyaratan yang terkandung dalam dokumen standar ISO. Organisasi diharapkan mampu bekerja secara kooperatif selama proses audit berlangsung.

Kesalahan Umum Audit ISO Eksternal

Terkadang organisasi yang ingin menerapkan atau meraih sertifikasi ISO mengalami kendala. Berikut beberapa kesalahan-kesalahan umum dalam audit ISO eksternal:

1. Tidak Memahami Standar ISO

Pemahaman tentang ISO merupakan hal yang mutlak bagi organisasi yang ingin mengimplementasikan ISO. Kurangnya pemahaman terkait standar ISO berpotensi menghilangkan kesempatan dalam menerapkan atau meraih sertifikat ISO.

2. Persiapan yang Kurang Matang

Persiapan yang kurang matang dapat menyebabkan kegelisahan, sehingga tim manajemen terburu-buru dalam menyiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan audit eksternal. Untuk itu, lakukan perencanaan audit secara menyeluruh dengan menentukan jadwal, ruang lingkup, prosedur, hingga area-area yang akan diaudit.

3. Tidak Melakukan Audit Internal

Terkadang organisasi enggan melakukan audit internal, dengan alasan hanya sekedar formalitas. Padahal audit internal merupakan langkah awal dalam mengukur penerapan standar ISO.

Audit eksternal merupakan salah satu proses untuk mengimplementasikan standar ISO. Maka, organisasi harus mengetahui persiapan dalam menghadapi audit eksternal ISO, pihak-pihak yang terlibat, serta memahami kesalahan-kesalahan umum yang sering terjadi saat audit eksternal. Oleh karena itu, jika Anda mengalami kesulitan dalam menghadapi audit eksternal, Anda dapat mengunjungi website berikut ini kiskonsultan.com. Kami akan memberikan layanan yang maksimal terkait kebutuhan Anda dalam menghadapi audit eksternal dengan harga yang cukup kompetitif.